В рамках данной статьи мы рассмотрим непосредственно сам электронный документооборот, следует ли переходить на него с бумажного документооборота или нет.
Чтобы иметь представление об электронном документообороте, следует более подробно рассмотреть его.
Электронный документооборот – это система обмена электронной документацией посредством сети Интернет через операторов ЭДО.
Какие виды электронной документации существуют?
Сама электронная документация, которая подписывается электронными подписями, имеет место быть, если законодательство РФ не устанавливает запретов на его применение.
Следует отметить, что электронная документация делится на неформализованную документацию и формализованную документацию.
Неформализованная документация – письма различного характера, составленные договоры, подписанные доверенности, различные технические документы и многое другое – они все освобождены от пристального контроля государства.
Касаемо формализованной документации, к ней же государство проявляет особый интерес.
Формализованная документация, как правило, создается согласно установленному формату ФНС.
Формализованная документация оказывает большое влияние на правильный порядок налоговых расчетов, именно по этой причине соблюдаются все процедуры по их передаче.
Данный процесс имеет схожесть с письменным обменом через электронную почту:
1. Первоначально, человек, отправляющей документацию через электронную почту, формирует ее на компьютере, где соответственно ставится электронная подпись и с помощью специальной программы отправляется контрагенту;
2. После получения документации адресатом на личную почту, он в полном праве подписать документ или отказаться от его подписи. Человек же, который отправил документацию, всегда может отслеживать движение документации в сети («Отправлено», «Получено», «Подписано» или «Отказано»).
3. Завершением данной цепочки является либо подпись, либо отказ адресата в подписи документации.
Вся необходимая документация должна проходить через специальную программу с помощью оператора электронного документооборота. Оператор электронного документооборота – как правило, выбранная организация, через которую проходит весь электронный документооборот другим организациям.
Когда проходит передача документации, оператор в обязательном порядке согласовывает с начальством подлинность электронных подписей, которые имеются в документации, и проверяет, соответствует ли формат установленным требованиям законодательства.
Запомните, вся электронная документация подписывается электронными подписями. Как правило, она уже установлена на компьютере владельца, в содержимом электронной подписи можно увидеть информацию о реквизитах компании и владельца. Она является «виртуальной» заменой письменной подписи, при ее использовании также придается юридическая значимость всей документации.
Теперь стоит следующий вопрос, обязательно ли организации переходить на электронный документооборот?
Теоретически, это выгоднее и удобнее бумажного документооборота, но данный момент является исключительно индивидуальным, у вас всегда есть право выбора.
На сегодняшний день еще не выпущен такой закон, где прописано о необходимости перехода на электронный документооборот. В большинстве случаев, организации осуществляют процесс перехода по просьбе заказчиков, ну или же просто хотят сэкономить свое время и денежные средства.
Не исключено, многим переход на электронный документооборот может казаться дорогим и муторным процессом, однако спустя время его использования, можно заметить исключительно положительные стороны:
1. Вам больше не придется беспокоиться за сохранность документации, а также ее огромнейшее скопление;
2. Все равно, документооборот дешевле встанет для Вас.
Какие преимущества по части ITв организации?
Когда происходит процесс внедрения электронного документооборота, вы увидите ряд следующих преимуществ:
* вам легче контролировать саму систему;
* вы можете настроить новые шаблоны и маршруты для протекания документации, не имея под рукой необходимые средства для программирования;
* только представьте, у вас появится возможность объединить несколько программ в единую рабочую систему;
* ваша система может с каждым разом увеличиваться, не требуя дополнительные затраты;
*вам не придется заменять имеющиеся компьютеры на новые;
* обеспечение полной безопасности от всевозможных компьютерных вирусов
Некоторые организации такой переход привыкли сравнивать с генеральной уборкой в огромном доме. Вы в этом доме прожили всю свою сознательную, вам известно, где и в каком месте лежит нужная вещь, однако за это время могло скопиться и куча ненужного другого хлама, который ежегодно собирает на себе очередной слой пыли.
Какой возможен выход из ситуации? Вы либо проводите самостоятельную уборку, но возможно, она ограничится исключительно протирание пыли и «перекладыванием» вещей на другие места. То ли дело, вы обращаетесь в клининговую компанию, которая профессионально проведет очистку всего пространства под ваши требования.
Интересный пример, не правда ли? Но достаточно точный. Многие могут расстроиться, но страницу под названием «обмен бумажной документацией» следует постепенно переворачивать и открывать для себя новую, содержащую в себе кучу полезностей и удобств. Вы же неоднократно замечали, когда к вам приезжает курьер с электронным носителем и, либо, выбивает вам печатный чек, либо высылает его на указанную вами электронную почту. Это очень удобно. В любом случае, в скорейшем времени все мы перейдем на эту систему.
Но не все бывает столь радужно, как хотелось бы. Существует определенное количество сложностей, с которыми можно столкнуться, когда вы будете переходить на электронный документооборот.
Если ваша деятельность использует нетипичные системы по учету, ну или же банально вы обладаете большим объемом документации, то необходимо будет это во внимание и обращаться за помощью к персональным техническим специалистам.
Как правило, в данной ситуации настройка происходит с помощью сотрудников организации и ваших технических специалистов. По решению вопроса, бухгалтера получают новую программу, которая будет актуальная для использования.
Сложность, с которой вам придется столкнуться, — это процесс перестройки. Для этого необходимо:
* не забудьте установить порядок процесса обработки, создания и отправки всей необходимой документации! Также важным условием является, чтобы вы привыкли к этой системе и прокачали свой уровень пользования ею;
* важным условием является установка в организации определенных правил, согласно которым будет проходить процесс работы с электронной документацией. На это потребуется много времени, зато по итогу вас ждет более легкий процесс документооборота.
Какие ждут изменения в дальнейшем, если вы будете применять на практике электронный документооборот.
Вам необходимо будет незначительно сменить привычную работу с документацией, возможно даже провести обучение для своих работников, и пригласить контрагенты к детальности согласно электронному документообороту. Есть такая вероятность, что часть контрагентов не согласиться с вашими предложениями, поэтому с ним придется сохранить обмен документации в виде бумаги. Соответственно на фоне этого могут возникнуть путаницы.
Но не будет о грустном, и вернемся к положительным сторонам электронного документооборота, которые благоприятно скажутся на вашей деятельности:
* У Вас пропадет чувство страха потери или порчи документации, поскольку она будет в архиве специальной программы под строгой защитой;
* Вы теперь сможете открыть базу с документами в любое для вас время или в любом месте, используя планшет, телефон или ноутбук;
* Появится возможность отслеживания статуса подписи документации вашими заказчиками в настоящем времени, а это позволит ускорить процесс;
* Вам будет удобнее отправлять необходимые отчеты налоговым органам, используя электронный документооборот. Это гораздо удобнее, чем сканировать большое количество страниц.
Если провести небольшое исследование по форумам в сети Интернет, следует выделить, что основная масса из них несет исключительно положительный характер, предприниматели организаций отмечают простоту всей этой системы, поскольку так гораздо удобнее обмениваться необходимой документацией и значительно сократить установленные сроки. Однако часть отзывов могут нести не самый положительный характер, и это может быть связанно с повышенной стоимостью услуг организаций по предоставлению электронного документооборота.
В завершении статьи хотелось бы повторить, что это ваше личное дело, переходить с бумажного документооборота на электронный документооборот или нет. Вы имеете полное право продолжать работать с бумажными носителями, никто не вправе запретить Вам полностью перейти на электронный документооборот. Однако прислушайтесь, если вы перейдете на ЭДО, то здорово сократите время на работу и соответственно снизятся затраты.
Блог Елены Мироновой 