Приходилось ли вам сталкиваться с тем, когда пост главного бухгалтера остается, и на его место приходит новый человек? Как правило, данные обстоятельства заставляют руководителя очень понервничать.
Чем может быть вызван нервоз? Во-первых, неизвестно, что за «новый» человек придет на его места, удастся ли нам сработаться с ним или нет. Во-вторых, после ухода предыдущего бухгалтера, может остаться ряд незаконченных дел, которые, как правило, передаются новому лицу, и тут случается ступор: что с этим «добром» делать? И спросить не у кого.
А что если это не одни новый человек, а целая организация? В таком случае, правильным решением будет передать часть дел аутсорсинговой компании, однако следует учитывать возможные нюансы при работе с аутсорсерами и так далее. Именно сегодня мы и обсудим этот вопрос в данной статье.
Прежде чем передать все дела аутсорсинговой компании, вы должны установить сроки. Как вам должно быть известно, заявление на увольнение пишется за 2 недели, в течение этого времени человек должен отработать часы. Однако бывают случаи, когда руководитель отпускает сотрудника значительно раньше, избегая всех формальностей, но не учитывает специфику работы, которая может его поджидать. Помимо всех этих формальностей с передачей документации в руки аутсорсеров, следует данные лица ввести в курс дела.
Предположим, ваша организация заключила договор с заказчиком, которому прилагается возможность отсрочить платежи, несмотря на то, что в договоре и вовсе прописано об обязательной предоплате.
Или же могут иметься определенные внутренние регламенты со сроками передачи документации в бухгалтерию, и встает вопрос, а нужно ли их сохранять в момент заключения трудового договора с аутсорсинговой компанией, чтобы работникам не приходилось столкнуться с новым графиком?
Все вышеописанные примеры следует учитывать, обязательно о них предупреждать и предварительно обговаривать при заключении договора.
Что же на своем месте должна предпринять аутсоринговая организация? Они должны составить чек-лист с перечнем вопросов, адресованных заказчику. Согласитесь, это гораздо удобнее, чем в процессе переговоров вспоминать, что нужно еще спросить.
НА ЧТО НУЖНО ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ?
Вы, как руководитель организацией, должны помнить о том, что бухгалтер, передающий свои обязанности, все еще является ответственным лицом за сдачу отчетностей, обязан соблюдать кассовые операции организации, всякие счет-фактуры и прочее. И обязан выполнять порученные требования до того момента, пока не покинул рабочее место. Но, когда основная часть переходит в руки аутсорсеров, важно их описать в письменном виде, чтобы они понимали, от каких требований им следует отталкиваться. К примеру, вы подписываете промежуточные акты о передаче документации и указываете. Что теперь эта деятельность лежит на ответственности аутсорсиноговой компании.
Когда наступает переходный период, вы можете передавать следующие обязанности:
*первичная документация;
*акты и счета;
*кассовые операции и др.
ЧТО ДОЛЖНЫ ЗНАТЬ АУТСОРСЕРЫ?
Вы должны проводить инвентаризацию. Что такое инвентаризация? Это контроль на сохранность имущества ценностей и средств организации. В соответствии с ее результатами, отправляются акты при возможных спорных моментах с заказчиком. Руководству важно знать, что это реальная ситуация, а не простые «каракули» в документе. Предположим, имеется склад, документально, материал там имеется на текущий момент, а по факту ничего нет. В таком случае необходимо проводить проверку.
Теперь картинка немного ясна для вас? Это крайне трудоемкий процесс. Мало ли, вдруг помимо всего прочего там и бух.учет нужно будет восстановить? Не будем томить, это вполне возможно, и вы еще не наберетесь таких проблем, как:
*заказчик представления не имеет что творится в его бух.учетах, он будет говорить, что все у него хорошо! Однако при ваших предъявлениях о недостатках, он будет думать, что это все развод;
*трудоемкий процесс – попытка восстановить бух.учет. Услуга не из дешевых, и в случае признания клиентом своей ошибки, он откажется от вашей услуги. Ему проще будет найти нового бухгалтера, который за заработную плату с большим удовольствием исправит всевозможные недочеты.
Кроме всего прочего, для своего же спокойствия, прежде чем диагностировать бух.учет заказчика, проконсультируйте его. Данная услуга может быть бесплатной, но только в том случае, если дело не касается аудита!
«Да какая разница?» — спросите вы. А разница есть! Процесс диагностики протекает согласно следующему плану: оценка состояния учетной базы, учет необходимой документации, отчеты, оценка положения по оплате труда, командировкам, отпускам и много другое. Казалось бы, ничего сложного, но на данном этапе вы можете спокойно оценить глобальность имеющих проблем в организации по части бухгалтерии.
В случае же с аудитом, то здесь проверка бух.учета проходит значительно серьезнее, поскольку проверяется уровень заработной платы в соответствии с минимальным размером, соблюдается ли в организации своевременная выплата средств за отпуск и больничный. Так же, в процессе инвентаризации можно увидеть разницу между бух.учетом и действительным, проверяется режим налогообложения, его оптимизация, а также смена систем налогообложения. Главные отличия заключаются в составлении рекомендаций согласно дальнейшей работе, которые заказчик может самостоятельно соблюдать и действовать по ним.
Аудит – трудоемкий процесс, за него, как правило, выделяется отдельная плата, при вашем же желании. И если специалист аутсорсинговой компании проводит его бесплатно, то это нецелесообразно. Значит, он не ценит свой труд.
У кого же обычно случаются трудности с бух.учетами и налоговой? Рассмотри далее:
*Индивидуальный предприниматель. Отдельная категория предпринимателей, которая, как правило, применяет на себя множество ролей при ведении бизнеса. Они, в большинстве своем, первое звено, которое нуждается в помощи аутсорсинговых организаций
*Организации, находящиеся на Упрощенной Системе Налогообложения. Если они остановили свой выбор на режиме «Доходы», то обычно считают, что в посторонней помощи не нуждаются, соответственно сами привыкли вести бух.учет, однако в дальнейшем их могут ожидать печальные последствия;
*Организации – нулевки. Как правило, это те организации, которые не сдавали отчетность, однако, несмотря на это, продолжали вести свою деятельность без задней мысли, пока им не пришлось столкнуться с блокировкой счетов и полученными требованиями от налоговиков;
*Брошенные организации. Это те организации, которые реанимировали после, предположительно, вышеуказанных проблем, но до этого были «заморожены».
А вы знаете, что даже, казалось бы, сама прилежная компания, которая регулярно сдает отчетность согласно установленным срокам, честно выплачивает заработную плату, и вообще, все они такие молодцы, но не тут-то было. Неожиданно заглядывает в гости проверка от Федеральной Налоговой Службы, Фонда Социального Страхования или Пенсионного Фонда России. И в ходе проведения проверки выясняется, что главный бухгалтер не справляется со своей работой, все выполняет с ошибками, где-то составленная отчетность вообще может являться вымыслом и многое другое.
Итак, мы рассмотрели, на что же должен обращать внимание сотрудник аутсорсинговой организации при обращении клиента, теперь сделаем более краткую сводку информации:
*Бухгалтерская, налоговая и кадровая документация, а также воинский учет, который многие недооценивают и вовсе о нем забывают. Конечно, не обязательно все это проверять, все зависит от типа запроса и требования заказчика;
*Проверка нормативной документации и политики организации заказчика;
*Документация от Федеральной Налоговой Службы, Пенсионного Фонда России и Фонда Социального Страхования, требования и акты различных проверок;
*Отчетность, передача дел другим лицам и пр.
Важно помнить, что в бухгалтерии определенная документация должна храниться до 5 лет, это значит, что вы должны подробно изучить всю документацию за этот период.
КАК ПРОХОДИТ ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТАЦИИ?
Документация может передаваться аутсорсинговой компании различными способами, одними их которых являются:
*Электронный документооборот;
*Бумажный документооборот;
Напоследок хотелось бы дать небольшой совет: если вы являетесь руководителем аутсорсинговой организации, не стесняйтесь, поинтересуйтесь, по какой причине главный бухгалтер покинул организацию. Как правило, не все с охотой делятся такой информацией, но вы должны понимать, что это крайне важно. Важно по причине того, чтобы самим не столкнуться с теми проблемами, из-за которых покинул организацию бухгалтер.
Блог Елены Мироновой 