Кадровая деятельность

Добрый день! Меня зовут Миронова Елена Александровна. Совместно с сотрудниками моей организации ООО АФ «ПРАВЕЛАР» уже более 18 лет оказываем поддержку в легальной экономии миллионов на налогах.

Большая часть бизнесменов нуждается в нашей помощи, если:

-нуждаются в РАСШИРЕНИИ организации, но по каким-то причинам боятся выйти из тени!

-находятся в поисках КРАСИВЫХ идей для решения налоговых проблем!

-не могут найти пути ЛЕГАЛИЗАЦИИ собственного бизнеса!

В данной статье хотелось бы сделать акцент на том, как верно вести кадровую деятельность в стенах организации.

В момент ведения кадровой деятельности, могу возникнуть следующие ситуации:

*Предположим, существует организация, но ведение кадровой деятельности, мягко говоря, ведется крайне неаккуратно с многочисленными нарушениями. Советую вам задуматься об этом и оценить проблему ситуации, после чего нужно будет сформировать результаты проверки. По ее результатам, вам необходимо будет восстановить и систематизировать процесс деятельности в соответствии с теми шагами, которые вы можете изучить далее;

*Это может быть недавно открытая компания, или же в этой компании появляется новый штатный сотрудник, которому поручается вести кадровую деятельность. В ваших интересах изначально научить сотрудника правильному ведению кадровой деятельности.

Итак, перейдем непосредственно к шагам по ведению кадровой деятельности.

Шаг 1. Организация кадровой деятельности.

Прежде всего, вам нужно определить ответственных лиц за ведение кадровой деятельности в вашей организации. Поскольку существуют разные типы работодателей, нам нужно учитывать их важные отличия: количество штатных сотрудников, какая сфера деятельности ведется, кадровая документация и ее поток, экономические возможности и многое другое.

Теперь обратим ваше внимание на то, чтобы успешно осуществить данный шаг, важно учитывать возможные способы организации кадровой деятельности.

Внимание! Выбор необходимого способа напрямую завит от того, какое количество штатных сотрудников, объема кадровой документации и экономических возможностей:

*Ведение кадровой деятельности непосредственно ведется самим руководителем организации;

*Определение ответственного специалиста по кадровой деятельности;

*Совмещение. Как это работает? Кадровая деятельность, как правило, поручается тому сотруднику, чьи трудовые функции не имеют никакого отношения к кадровой деятельности. Например, это может быть бухгалтер.

Прежде чем использовать способ совмещения, вы должны учесть следующий момент: сотрудник должен письменно подтвердить о том, что он согласен выполнять дополнительную работу, которая не соответствует его профессиональной деятельности (ТК РФ ст. 60.2).

Когда вы оформили способ совмещения, вы в обязательном порядке должны учесть новую должность в штатном расписании.

Шаг 2. Вы должны подробно изучить учредительную документацию.

Вы должны для себя сделать это как установку: ОБРАЩАЕМ ВНИМАНИЕ НА НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ.

На самом деле, это типовая ошибка, когда в документации с ошибкой вводится полное названии компании, которые не соответствуют учредительной документации. К примеру, где-то в уставах вы и кратко, и полностью указываете название компании, а вот в документации – как вам вздумается. Так делать нельзя.

Также, важно изучать учредительную документацию, а именно тот момент, где прописываются об уполномоченных лицах, которым поручено делать свод о заключениях, расторгать трудовые договоры и утверждать нормативные акты.

Шаг 3. Формирование штатного расписания.

Почему многие игнорируют этот момент? А зря, штатное расписание важно составлять, поскольку данная документация несет организационно-распорядительный характер, где прописываются те трудовые функции, в которых нуждается руководитель организации.

Напомним, что под трудовой функцией подразумевается профессиональная деятельность, которая выполняется согласно штатному расписанию (более подробно данный момент можно изучить в ТК РФ ст. 15 и 57).

Штатное расписание утверждается в соответствии с формой Т-3.

Кто должен составлять штатное расписание?

В идеале, этим должен заниматься человек, имеющий экономическое образование по трудовой деятельности. Однако не во всех организациях он имеется, поэтому за эту деятельность берется тот человек, который отвечает за реализацию и утверждение штатного расписания.

Шаг 4. Нормативная документация. Что это такое?

Существуют определенные правила, на которые необходимо обращать внимание:

*Если вы предприниматель малого бизнеса, то вы вправе не иметь на руках определенную часть нормативной документации, только важно понимать о том, что определенные моменты, которые описываются в нормативной документации, должны быть оснащены в трудовом договоре (ТК РФ статья 309.2).

*Наличие нормативной документации, которая должна присутствовать. У ВСЕХ работодателей: внутренний трудовой распорядок, нормативная документация, содержащая информацию о системе оплаты труда, нормативная документация об обработке персональных данных сотрудников (ТК РФ, гл. 14, ФЗ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ).

*Важно понимать, что каждый новый сотрудник организации должен изучить нормативную документацию (ТК РФ ст.22 ч.2). Если же это бывший сотрудник, решивший вернуться в компанию, он также должен заново прочесть нормативную документацию под подпись ДО составления трудового договора (ст.68 ТК РФ).

Шаг 5. Вы должны изучить, как в организацию оформлялся сам руководитель.

Прежде всего, вы должны ознакомиться с его кадровой документацией. (согласно КоАП статье 32.11 части 2).

Как правило, руководитель обладает двумя правовыми статусами:

*ответственное лицо, руководящее компанией;

*ведет профессиональную деятельность, согласно обязанностям, установленным руководителем.

У руководителя должна быть оформленная документация, свидетельствующая о том, что его избрали ген.директором, согласно требованиям Российского Законодательства и учредительной документации: наличие трудового договора и приказа о приеме. Все это должно быть указано в трудовой книжке работника.

Шаг 6. Составление трудовых договоров.

Прежде чем заключать договор с сотрудником, приходящим на работу, вы должны ознакомить его со всей нормативной документацией организации, инструкциями, рабочим графиком и условиями, на основании которых будет проходить оплата за ваш труд.

Какие договоры существуют?

Как правило, многие работодатели заключают трудовые договоры на неопределённый срок. Но бывает и такое, что трудовой договор составляется по определенным, заранее обговоренным условиям на непродолжительный срок. Такая документация рассматривается в ТК РФ ст.59 в ч.1.

Какая форма договора существует?

Как правило, трудовые договоры всегда составляются в двух экземплярах, где имеются подписи работодателя и сотрудника соответственно. По одному экземпляру хранится у обеих сторон.

Что должно быть в содержательной части трудового договора?

Согласно ТК РФ ст.57. что должно быть внутри договора:

*Ф.И.О работодателя и работника;

*Паспортные данные;

*ИНН организации, в которую устраивается сотрудник;

*Условия и время, в которых заключался договор.

Не забудьте прописать условия в момент составления трудового договора. Как они должны выглядеть:

*Наименование и место нахождения организации;

*Функции, которые должно выполнять должностное лицо;

*Дата, когда работник должен приступить к работе;

*Условия труда;

*Указанные рабочее время и отдых в соответствии с ТК РФ ст.100.

*Укажите, какие гарантии предоставляются за работу в особо опасных условиях для жизни человека;

*Тип деятельности;

*Установленные условия трудовой деятельности;

Также, в трудовом договоре должны быть прописаны: испытательный срок, неразглашение коммерческой тайны и закона тайны, материальная ответственность и многое другое.

Важно понимать, что трудовой договор должен быть грамотно составлен, иначе не наберетесь проблем при проверках кадровой документации инспекторами.

Шаг 7.Чтобы вести трудовые книжки недавно поступивших сотрудников, вы должны подготовить всю необходимую документацию.

Прежде всего, следует определить ответственное лицо, которому будет доверено вести трудовые книжки сотрудников и контролировать их движение.

Следует напомнить, что прежде чем назначать ответственное лицо по ведению кадровой документации, человек должен дать согласие на дополнительную работу. Поэтому, основываясь на согласии сотрудника о том, что он готов вести кадровую деятельность в организации, не забывайте о том, что нужна его подпись на соглашении о совмещении трудовых функций, за что он вправе рассчитывать на обязательные доплаты к его основному заработку (в соответствии с ТК РФ статьей 151).

Также важно учитывать, что компания обладает бланками трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку это является основным требованием законодательства РФ (постановление №225, параграф 44).

Шаг 8. Составление документации с целью ведения кадровой деятельности в организации.

Пожалуй, один из самых важных и необходимых шагов, который следует соблюдать ответственному лицу.

Прежде чем принять нового сотрудника, вам необходимо иметь определенный комплект документации:

*вы должны предоставить нормативную документацию для ознакомления;

*пример трудового договора для визуального ознакомления, где прописаны все требования на определенную должность;

*в соответствии с ТК РФ ст. 68, вы должны будете предоставить бланк о приеме на рабочее место. Бланк должен быть составлен в соответствии с формой Т-1 или той формой, которая установлена руководителем организации;

*конечно же, наличие личной карточки работника согласно форме Т-2.

Прежде чем внести изменения в трудовой договор, вы должны собрать необходимую документацию:

*Нужно иметь на руках согласие о том, чтоб будет вноситься ряд изменений в трудовой договор на основании согласия обеих сторон (согласно ТК РФ статье 72);

*Наличие приказа, в котором описываются внесенные изменения в условия трудовой деятельности, описанные причины изменений на бумажном носителе, которые посодействовали внесению изменений в трудовой договор (согласно ТК РФ статье 74).

А что делать, если работник переводится, и какую документацию следует иметь на руках:

*если перевод временный, то необходимо доп.соглашение и составить приказ по форме Т-5;

*если перевод на длительное время, то также нужно составить доп.приказ к имеющемуся договору, заполнить в трудовой книжке факт о переводе и внеси изменения в личную карточку по форме Т-2.

Как поступить, если увольняется сотрудник?

Первоначально, сотрудник пишет заявление об увольнении и ему дается 14 дней на то, чтобы он отработал часы, и за это время организация могла найти ему замену. Затем расторгается трудовой договор.

Следующим этапом составляется приказ, с которым бывший сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.

Завершается данная процедура тем, что в трудовой книжке и личной карточке вносятся изменения о том, что человек покинул организацию.